In sommige bedrijven is de verwachting van inkoop beperkt tot  besparingen en bezuinigen. Door deze verwachtingen, die in grote getallen vanuit het management richting inkoop gezonden worden, dreigt de inkoper hieraan ten onder te gaan. Zijn eigen bestaansrecht is hier vaak aan gekoppeld. En zo komt de inkoper in een vicieuze cirkel terecht. Uitleg door middel van presentaties of uitleggen wat de rol van inkoop is helpt niet bij dat beeld. Dat is heel jammer want de organisatie zou juist de toegevoegde waarde moeten zien maar je kan het ze ook niet kwalijk nemen. Het management benaderd de inkoper als een ouder en kind relatie. En als geen van beiden dit beeld  veranderd en aanpast zal er ook niets aan die houding veranderen. Dit betekend dat de inkoper het heft in eigen hand moet nemen.

Bij een van mijn vroegere banen liep ik zelf ook tegen zo’n beeld van mijn manager aan. Harder werken en klagen bij collega’s of thuis helpt hier helemaal niets aan. Mij werd geadviseerd het heft in eigen hand te nemen als ik wil dat beeld veranderd en dat gezien wordt dat ik daadwerkelijk wat heb toe te voegen. Daar heb ik een hoop van geleerd. Een mens heeft namelijk altijd een keuze.

Kortom we moeten volwassen worden. Wij als inkopers weten immers wat onze meerwaarde kan zijn voor een organisatie. Nu moeten we het ook laten zien. En daar zijn methodes voor.

We gaan een Business Case maken. Het maken van een Business Case waarbij we chronologisch door de organisatie gaan.

Maar eerst gaan we ons verdiepen wat de missie en visie en doelstellingen zijn van onze organisatie. Waarvoor bestaat onze organisatie want dat is onze leidraad.

Tijdens de zoektocht voor de Business Case komen we ook andere collega’s tegen. Deze kunnen we onze medestanders maken. Door met elkaar aan hetzelfde te werken krijg je begrip voor elkaar. Bijvoorbeeld: bij onderzoek naar de spend; hiervoor moeten we gebruikmaken van de financiële systemen en daarom moeten we in gesprek gaan met de financiële controllers om te begrijpen wat daar allemaal gebeurt. De controller is vast ook al menig keer tegen allerlei zaken aangelopen die hij best anders had willen zien. Hier heb je medestander al. Hij heeft als doel duidelijkheid van de cijfers en budgethouders die zich aan de budgetten houden en de processen en daarmee facturen en purchase-orders die conform de afspraken ingevoerd worden.

We gaan verder met onze zoektocht. De contracten, welke zijn er te vinden en hoe zien ze eruit. Hoeveel leveranciers zijn er die conform een contract werken. En zijn dit eigen inkoopcontracten of contracten van de leveranciers. En in hoeverre zijn alle contracten bekend. Hier kan je met je juridische collega´s vast wel een boom over op zetten en toevoegen aan je camp de campagne. Want ook zij hebben er een voordeel van als er met goede contracten en voorwaarden wordt gewerkt en dat zoveel mogelijk ook contractueel wordt vastgelegd.

De volgende stap is hoe is je organisatie ingericht. Ga op bezoek bij je belangrijkste stakeholders want wachten tot er iemand langs komt werkt bijna nergens. Immers de prins op het witte paard is vaak de grote afwezige. Bereid je voor met de gegevens die je uit de vorige zoekacties hebt gevonden. Probeer ze mee te krijgen in het denken voor de organisatie. Natuurlijk zijn zij de expert op het gebied van wat ze nodig hebben maar inkoop kan ook een goede rol vervullen bij de uitvoering en onderzoek (dat hebben we al bewezen door ons onderzoek door de hiërogliefen van de financiële systemen). Je bent in staat om aan te geven waar de risico´s zitten zoals er nu gehandeld wordt en welke mogelijkheden er zijn om de processen en behoeftestelling te verbeteren. Het geeft hem ook veel meer mogelijkheden waar hij waarschijnlijk nooit aan gedacht heeft. Door met voorstellen te komen en open te staan voor de input van de budgethouders kan je ze betrekken bij je plan. Je kan je meerwaarde al tonen door samen een sourcingsproces door te lopen.

Binnen een organisatie zijn er ook altijd collega´s bezig met kwaliteit, duurzaamheid en processen. Praat met deze mensen, die zijn blij dat er naar ze geluisterd wordt. En hun toegevoegde waarde is zo groot omdat juist zij met het borgen van de bedrijfsdoelstellingen bezig zijn.

Wat ook interessante gegevens zijn is een Benchmark naar je eigen organisatie. Hoe doet jouw organisatie het ten opzichte van andere gelijksoortige bedrijven. Hier kan je heel veel van leren en meenemen in je verbetervoorstellen.

Nu heb je tijdens je zoektocht heel veel nieuwe collega´s ontdekt en zij jou ook. Je hebt nu heel veel gegevens die je kan gaan analyseren en vertalen naar besparingsinitiatieven, proces verbeteringen, efficiency slagen en betere samenwerking. Dit is jouw toegevoegde waarde voor je organisatie.

Door de kennis en vaardigheden van inkoop kan je organisatie helpen door je inkoopstrategie te verbeteren. Goede contracten met SLA´s af te sluiten, contractbeheer in te richten en contract management op te zetten. Door de hele organisatie te betrekken bij je Business Case creëer je ook draagvlak en ben je ook in staat dit te vertalen naar kostenreducties en verbeterinitiatieven.

Met dit verhaal kan je aankomen bij je management en hier zaten ze ook op te wachten. Je zal als een gelijke behandelt worden want je hebt initiatief genomen en je komt met voorstellen die draagvlak hebben en waar het management niet om heen kan.