De kruideniers van de lage landen.

De laatste jaren gaat het in de inkoopwereld om besparingen en besparingen en dan liever vandaag dan morgen. Men besteedt liever veel tijd aan het kruidenieren dan aan het borgen van en het goed implementeren van contractuele afspraken en processen die daaruit volgen. Hoe komt dat toch?

Een paar weken geleden las ik een verhaal van Gert van der Heijden over een Poll onder 500 inkoopprofessionals over Verloren inkoopbesparingen.

In dit verhaal gaat hij in op een webinar van ISM (Institute for Supply Managemtent), ISM is de inkoop vakvereniging in de Verenigde Staten (en China). Het onderwerp van dit seminar; hoe (en waarom) lukt het organisaties niet om inkoopbesparingen te implementeren. Spendmatters vroeg de  ongeveer vijfhonderd deelnemers aan het event om een poll in te vullen.

Zijn stelling is dat Nederland niet veel beter aan toe is met het implementeren van de besparingen. En daar kan ik het wel mee eens zijn, helaas. Eigenlijk is het wel gek. Sinds de crisis zijn alle klassieke inkopers weer uit de mottenballen gehaald en aan het werk gezet om zoveel mogelijk besparingen te scoren. Dan ga je er ook vanuit dat er van te voren een analyse wordt gemaakt waar de besparingen te halen zijn en hoe je deze met de organisatie gaat behalen en een implementatieplan opstelt om het proces telkens te verbeteren om uiteindelijk de besparingen te realiseren. Blijkbaar ligt de focus zo ontzettend op het halen van die besparing dat vergeten wordt dat de grootste besparing is om naar de toekomst te kijken en te zorgen dat de processen zodanig ingericht gaan worden dat er zo efficiënt mogelijk gewerkt gaat worden. Afgezien van het feit dat deze besparingen nog altijd alleen maar papieren besparingen zijn en alleen maar gerealiseerd kunnen worden als deze goed geïmplementeerd worden. Daarin is het werken aan relatiemanagement een belangrijk onderdeel. Door goede relaties met je stakeholders intern en met je leveranciers ben je in staat sneller te reageren op veranderingen en verbeteringen. Het implementeren van een Procurement proces, hier valt zowel inkoop als contractmanagement onder, is een noodzaak. Hierdoor verschuift de focus naar het cyclisch beheren van het Procurementproces waarbij na de aankoop de contracten beheerd en gemanaged gaan worden en de verbeteringen weer in de inkoopstrategie terecht komen. En hier kom je op het cruciale punt dat je van je fouten moet leren en de nieuwe inzichten op efficiency moet implementeren. Als organisatie ben je nooit klaar, er is altijd wel iets te verbeteren.

In februari hebben we met CPD een Expertmeeting Contract Management gehouden bij Vredestein. Hier was het onderwerp de Toegevoegde Waarde van Contract Management. Naar aanleiding van een presentatie van Alex Buursema Significant ontstond er een mooie discussie. Met zijn allen konden we uiteindelijk alleen maar concluderen dat het vreemd is dat contractmanagement zo ondergewaardeerd wordt. Maar hoe doorbreken we dat?

Veel organisaties zien contract management of leveranciers management als een kostenpost die men niet nodig heeft. Maar is dat wel zo? Wat men vergeet is dat, ook al is het contract nog zo goed opgesteld met kpi’s en sla’s, als deze niet gemanaged wordt het geld er weer uitloopt. Volgens een onderzoek van o.a. Gartner, is de toegevoegde waarde van  contractmanagement een besparing van zeker 7% van de contractwaarde. Dus waar praten we over. Bedrijven moeten meer vooruitdenken en plannen maken voor langere termijn in plaats van alleen met vandaag bezig te zijn. De besparing van vandaag is morgen alweer achterhaalt. Dan hebben we het niet eens over de risico’s die een organisatie loopt omdat de afspraken niet nagekomen worden.

Een ander opvallende uitslag in de poll is dat de implementatie grotendeels bij Procurement ligt (31%) terwijl volgens mij dit juist iets is wat je met de hele organisatie moet realiseren. Uiteraard zou Procurement leading kunnen zijn want daar ligt de expertise en de toegevoegde waarde van Procurement. Maar het beste effect krijg je alleen als je samenwerkt en de gehele organisatie erbij betrokken is.  Dit sluit ook aan op het voorwoord van Tim Cummins, voorzitter IACCM in het Contract & Commercial Management, The Operational Guide, dat het juist de bedrijven zijn die risico’s durven te nemen, creatief zijn, aan relatiemanagement en goed contract management geïmplementeerd hebben, die het nu heel goed doen tijdens deze crisis. Daar zouden we van kunnen leren.