Tien Tips van Cécile

  1. Het IACCM, heeft onlangs een uitgebreid onderzoek gevoerd onder zijn 35.000 leden. De vraag was: “Genereren onze contracten /samenwerkingen de financiële resultaten die we er van verwachtten. En wat zijn de belangrijkste redenen wanneer dit niet het geval is?”Meer dan 40 % van de contracten brengen niet op wat we er van verwacht hadden op financieel of ander vlak, wat resulteert in 9% ‘waarde’ die gemiddeld niet gerealiseerd werd. Pas op: dat was 9 % over het totale inkoopvolume van de bedrijven, dus niet enkel voor die contracten die problemen gaven.

    En, 9% op een inkoopvolume dat 60 à 80% van ons totaal kostenplaatje omvat. Dat geeft 5 à 7% ebitda die we niet realiseren.

    IACCM heeft de tien belangrijkste redenen bepaald volgens impact en belang en ik heb deze omgezet naar de 10 tips om tot betere Contract Management te komen.

    1. Zorg voor een duidelijke scope en doelstellingen

Onduidelijkheden in de omschrijvingen, gebrek aan transparantie tijdens de onderhandeling, contractblindheid, etc. zijn allemaal oorzaken van ‘niet voldane verwachtingen’. Dit is ook de belangrijkste oorzaak is waarom het tot verstoorde relaties en rechtszaken.

2. Juridisch / Contract Management team op tijd betrekken

Later of te laat betrekken van de contractexperts (contractmanager en/of juridisch) bij de onderhandelingen resulteren significant vaker in een slechter presteren van de samenwerking. Dit vraagt langere tijd om een onderhandeling te concretiseren en leidt meer discussies achteraf.

3. Op tijd betrekken van stakeholders

Contracten gaan over zaken waar vaak veel mensen binnen en buiten een bedrijf door beïnvloed worden. Wanneer je deze partijen, intern en extern, niet of te weinig betrekt, zal je niet alleen draagvlak ontbreken, maar ook specifieke kennis om de juiste zaken te onderhandelen en in het contract op te nemen.

4. Goed voorbereid de pre-contract fase in

Te vaak is een onderhandeling een gevecht over prijs en risico. Gefocust op de eigen positie zonder oog voor de belangen van de tegenpartij. Dit ondermijnt het vertrouwen tussen de partijen en verhindert hen te praten over andere aspecten waar écht waarde zit, ideeën en mogelijkheden in de samenwerking die de taart voor beide partijen groter maakt. Dergelijke aanpak zorgt ook voor te lange onderhandelingen, frustratie, en soms beslissingen die op het einde te snel en ondoordacht genomen worden. Om er maar vanaf te zijn.

 5. Wederkerigheid in contractonderhandelingen. Focus op de goede ‘terms and conditions’

Veel onderhandelaars focussen op de gevolgen van wat er verkeerd gaat. ‘Liabilities’, wie gaat de factuur betalen? Als gevolg hiervan zijn de contracten vaak niet flexibel genoeg om met de snel veranderende wereld van vandaag om te gaan. Of om rekening te houden met wijzigende omstandigheden. En is er geen ruimte om door het bouwen aan de relatie de uitput van een contract te verbeteren. Hierdoor wordt een contract niet periodiek aangepast aan verbeteringen.

6. Zorg voor borging van flexibiliteit en governance in het contract

Een contract moet in staat zijn om zich voortdurend aan te passen. ‘Hoe compliant ben je?’ betekent ‘Hoe goed is je contract aangepast aan wat je noden op vandaag zijn. Niet omgekeerd. En die noden, daar moet je hard en goed over nadenken. Ze deel laten uitmaken van de doelstellingen van een contract, en opvolgen tijdens de levensduur van de samenwerking. Er transparant over communiceren. Alleen zo blijft een samenwerking gezond.

7. Zorg voor begrijpelijke Contracten voor de gebruikers

90% van de mensen vinden contracten moeilijk te begrijpen en dus ook moeilijk toe te passen. Contracten zijn vaak geschreven door juristen, voor juristen, in de veronderstelling dat het contract op een dag voor een rechtbank zal moeten gebruikt worden. Wanneer een document ‘vertaald’ moet worden, uitgelegd, geïnterpreteerd, dan is het normaal dat het niet resulteert in wat er mee bedoelt werd. Contracten leesbaar, begrijpbaar, begrijpelijk schrijven zorgt voor een makkelijker parcours achteraf.

8. Zorg voor goede overdracht

Vaak is de enige overdracht het document zelf, of zèlfs dat niet. Hebben de onderhandelaars het idee dat het contract moet geklasseerd worden en gebeurt de implementatie vanuit ‘veronderstellingen’. Met de nodige gevolgen. Verplichtingen worden niet nagekomen, of er zijn belangrijke misverstanden over wat juist bedoeld werd tijdens de onderhandeling.

9. Maak gebruik van toepasbare technologie

Software en automatisering hebben hun intrede gedaan in de meeste aspecten van zakendoen. Maar nog niet zo bij het managen van contracten. Contract Management rekent vaak nog op manuele processen voor zowel beschikbaar stellen, communicatie als rapportering. Dit zorgt voor inefficiëntie, en informatie of acties die niet tot bij de juiste personen terechtkomen.

10. Investeer in Contract Management en Governance

Slechte processen en gebrek aan de juiste en voldoende resources. Zorg ervoor dat de rechten en plichten opgevolgd worden. Dat beide partijen werken naar het realiseren van hun contractdoelstellingen. Dit vraagt tijd en de juiste tools.10_Pitfalls_March_2015 2