Waarom Contract Management?
Uit internationaal onderzoek uitgevoerd door de International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) blijkt dat opdrachtgevers en leveranciers gemiddeld maar liefst 9,15% meer rendement op hun contracten kunnen behalen met goed contractmanagement. Hoeveel laat u liggen?
Contractmanagement maakt onderdeel uit van het bedrijfsproces. Binnen dit proces zijn Busines Control, Procurement, Contractmanagement en Inkoopmanagement nauw met elkaar verbonden.
Contract Management als functionaliteit bestaat uit drie belangrijke onderdelen:
1. Contract Beheer
Fysiek en digitaal beheren en registreren van contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Dit is het verzamelen, inventariseren en administreren van alle (inkoop)contracten.
2. Contract Management
Het cyclisch managen van contractafspraken, zowel intern als extern. Dit heeft als doel het optimaal uitnutten van de contractafspraken. Hiermee is het mogelijk om input te leveren voor het strategie Sourcing proces.
1. Opstellen van een Contractmanagementplan
2. Implementatie Contract (DAP) intern en extern
3. Inrichting Governance intern en extern
4. Inrichting SLA en KPI’s en rapportagestructuur
5. Contract Changes procedure
6. Escalatieproces
7. Opstellen voortgangsrapportages
In deze fase ga je met een contract aan de slag. Het managen van de afspraken; SLA’s en KPI’s, inrichten governance en overlegstructuur; samenstellen van trendanalyses en managementrapportages n.a.v. rapportages en overleggen. Het in Control zijn van de financiën, risico’s en het bouwen aan relaties. Ook het managen van contractwijzigingen behoort tot de taken van de Contractmanager. Kostenbeheersing realiseer je door goed relatiemanagement, werkwijzen (processen en procedures) en overzicht van de uitnutting van het contract (performance, kwaliteit en kosten) door middel van managementrapportages.
3. Leveranciers Management
Leveranciersmanagement: Coördineren, structuren en op elkaar laten aansluiten van organisatie- en leveranciers-prestaties met als doel een maximale toegevoegde waarde voor de eigen organisatie te creëren
Met de informatie vanuit Contract Beheer en Contract Management kan je de leveranciers managen. Maar ook door marktconsultatie, benchmark en samenwerken met alle stakeholders met focus op Innovatie, verbeteren, efficiëntie en kwaliteit. Door middel van Lessons Learned breng je goede input voor de strategie bij een nieuwe aanbesteding.
